Skip to content

Arkivering av din bokföring

Papperskvitton, pdf-fakturor, digitala dokument…vad är egentligen ”räkenskapsinformation”? Här går vi igenom vad som gäller för arkivering. Hur länge behöver man spara bokföring och bokföringsunderlag? Grundregeln är att all räkenskapsinformation ska arkiveras – normalt i sju år. För skannade fakturor gäller tre år.

Vad räknas som ”räkenskapsinformation”?

En handling är räkenskapsinformation om dess innehåll är viktig för att man ska kunna förstå bokföringssystemets uppläggning, eller kunna följa en affärshändelse och förstå dess innebörd. Det handlar om dessa dokument:

  • verifikationer, dvs fakturor, kvitton mm som beskriver och bekräftar affärshändelser
  • bokföringsmedia, dvs alla kort, lösblad, böcker, datamedia eller andra hjälpmedel för grundbokföring, huvudbokföring, årsredo­visningar och års­bokslut
  • kontoplaner, manualer för bokföringsprogram, programvara för ­datorer och datoriserade kassaapparater
  • instruktioner om redovisningsprinciper och värderingsnormer
  • inventeringslistor, lagerspecifikationer och andra bilagor
  • Följesedlar är också räkenskapsinformation såvida inte de uppgifter som finns på följesedeln även finns på fakturan.
  • Tidsbeställnings­listor och liknande är räkenskapsinformation endast om de är det enda underlaget för redovisning av inkomsterna.
  • Även avtal och andra handlingar av särskild betydelse är räkenskapsinformation och ska arkiveras.

Enligt bokföringslagen ska all räkenskapsinformation arkiveras i 7 år. Räkenskapsinformationen ska arkiveras i den form den mottogs, eller om det är fråga om egentillverkad räkenskapsinformation (exempelvis en kundfaktura eller avtal) såsom det satts ihop och presenterats av företaget. För räkenskapsinformation som förts över till digital form räcker det att originalet arkiveras i 3 år om informationen arkiveras digitalt under de resterande 4 åren.

Räkenskapsmaterialet ska arkiveras till och med utgången av det sjunde året efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. För räkenskapsår som avslutats under året gäller alltså arkivering till och med 31 december det sjunde året därefter. Materialet får därmed slängas tidigast 1 januari det åttonde året.

Skannade fakturor

Leverantörsfakturor ska arkiveras i den form de hade när de togs emot av företaget som alltså är skyldigt att arkivera originalfakturorna. De får dock förstöras redan efter tre år (från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades) om de överförts till något annat material (t ex elektroniska dokument) som arkiveras under den återstående arkiveringstiden på sju år.

Sju år efter bokslutsåret händer detta

Enligt bokföringslagen (BFL) måste du spara bokföringen till och med det sjunde året efter utgången av kalenderåret då räkenskapsåret avslutades. Det har ingen betydelse när under året du hade bokslut, alla balansdagar under 2009 behandlas lika.

Räkenskapsår 1 juli 2008 – 30 juni 2009: Räkna 7 år från utgången av 2009, dvs. från den 31 december 2009
Räkenskapsår 1 januari 2009 – 31 december 2009: Räkna 7 år från utgången av 2009, dvs. från den 31 december 2009.

7 år från den 31 december 2009 har gått den 31 december 2016Från den 1 januari 2017 får du slänga bokföringen för 2009

Tre år efter bokslutsåret

Men! Fakturor och kvitton som du har skannat eller fotograferat behöver bara sparas på papper i tre år, förutsatt att du sparar PDF-filer (eller liknande format) i sju år! Treårsregeln finns i 7 kap. 6 § BFL.

Brutet räkenskapsår 1 juli 2008 – 30 juni 2009
– 3 år från utgången av 2009, dvs. från den 31 december 2009

”Vanligt” räkenskapsår 1 januari 2009 – 31 december 2009
– 3 år från utgången av 2009, dvs. från den 31 december 2009

3 år från den 31 december 2009 har gått den 31 december 2012

Redan från den 1 januari 2013 fick du alltså slänga bokföringen för 2009, om du har skannat handlingarna och spar datafilerna i 7 år

Sammanfattning

Så: om du har räkenskapsinformation i form av ett pappersoriginal som du valt att skanna in och lagra elektroniskt de sista 4 åren kan du välja att kasta pappersoriginalet efter 3 år och den digitala kopian efter totalt 7 år.